Mens du lager ditt Word-dokument, kan noen av dere sikkert sikre det og forhindre at andre ser på eller gjør endringer i det. Det er noen sikkerhetsfunksjoner i Microsoft Word 2013 som lar deg beskytte og sikre dokumenter. La oss sjekke det ut.

1. Gjør dokumentene skrivebeskyttet

Microsoft Word 2013 tillater brukeren å lage dokumenter skrivebeskyttet slik at ingen andre vil kunne redigere dokumentet. Dette ligner veldig på å konvertere dokumentet til PDF-format slik at det blir den endelige kopien uten redigerbart innhold. Denne funksjonen kalles å markere dokumentet som endelige. Følg trinnene under for å merke dokumentet som endelige og gjør det skrivebeskyttet.

1. Gå til File -> Info

2. Klikk på rullegardinmenyen "Beskytt dokument".

3. Velg "Merk som endelig"

4. Word vil be om en bekreftelse som sier at dokumentet vil bli merket som endelig og deretter lagret. Du må trykke OK-knappen.

5. Du vil få en informasjonsboks som angir følgende:

Dette dokumentet er merket som endelige for å indikere at redigeringen er fullført, og at dette er den endelige versjonen av dokumentet. Når et dokument er merket som endelig, er statusegenskapen satt til "Final" og skrive, redigere kommandoer og korrekturmerker er slått av. Du kan gjenkjenne at et dokument er merket som Endelig når Mark as Final-ikonet vises i statuslinjen.

Du kan redigere dokumentet på nytt ved å klikke på "Edit Anyway" -knappen som vises med en gul stripe øverst.

2. Passordbeskytt dokumentene dine

Passordbeskyttelse har eksistert siden Word 2007. I Word 2013 kan du passordbeskytte dokumentene dine med trinnene nedenfor:

1. Gå til File -> Info

2. Klikk på rullegardinmenyen "Beskytt dokument"

3. Krypter med passord

4. Et nytt dialogvindu åpnes som ber om å angi krypteringspassordet. Skriv inn passordet og trykk OK.

5. Du må skrive inn passordet og trykke på OK igjen.

Når du vil åpne dokumentet igjen, vil Word spørre deg om passordet.

Vær oppmerksom på at hvis du glemmer krypteringspassordet, gir Microsoft Word ingen måte å gjenopprette dokumentet. Du vil sannsynligvis trenge å bruke tredjeparts kodeordbruddverktøy som er enten dyre eller ikke alltid fungerer.

3. Opprette skjemaer i Word med redigerbare felt

Det er tider når du vil legge til et skjema i dokumentet ditt. Word 2013 lar deg lage skjemaer med redigerbare felt. Du må aktivere fanen Developer Ribbon som kan gjøres ved å følge trinnene nedenfor:

1. Gå til File -> Options -> Tilpass bånd.

2. Merk av for «Utvikler» som ikke er merket som standard. Du vil se en ny kategori som er merket Utvikler på Word 2013-båndet.

Etter å ha opprettet skjemaet, kan du følge trinnene under for å bare gjøre skjemafeltene aktive for redigering. All annen tekst kan ikke redigeres.

1. Åpne dokumentet med skjemafeltene

2. Gå til File -> Info

3. Klikk på rullegardinmenyen Beskytt dokument, og velg Begrens redigering

4. Dette åpner et sidebar med forskjellige alternativer. Du må velge "Fyll ut skjemaer" i Redigeringsbegrensninger. Marker også avkrysningsboksen "Tillat bare denne typen redigering i dokumentet"

5. Klikk på "Yes, Start Enforcing Protection" -knappen under "3. Start håndhevelse ".

6. Du vil bli bedt om å passordbeskytte dokumentet. Du kan skrive inn passordet to ganger for å gjøre det.

Du kan gi dette dokumentet skjemaet til alle som vil kunne legge inn skjemafeltene og lagre dokumentet. Ingenting annet vil bli redigerbart. For å gjøre det redigerbart igjen, må du skrive inn passordet du opprettet mens du begrenser dokumentet.

Konklusjon

Mens det er nok av kontorsuite rundt, er ingen av dem som funksjoner som er rike som Microsoft Word. Med sikkerhetsfunksjonene nevnt ovenfor, vil du kunne lage og beskytte dokumentene dine med liten innsats. Jeg foretrekker alltid å bruke Microsoft Word for å skrive og sikre dokumentene mine. Hva med deg? Hvilke Microsoft Word-sikkerhetsfunksjoner liker du og bruker mest?