Mange kommuner og bedrifter både store og små migrerer til Google for e-post og dokumenthåndtering. Det er mange fordeler og ulemper for migrering til skyen. Det som ingen synes å snakke om, er innsatsen som trengs for å flytte alle dokumentene.

Opptatt Docs er en tjeneste som gjør flyttingen enklere. Når du gjør det mulig å redigere dokumenter lokalt og ha synkronisering med skylagringsplassen din, kan du lette ditt sinn og fortsatt gi deg mulighet til å redigere og lagre lokale kopier.

Hvor skal jeg starte

Når du har lastet ned Opptatt Dokumenter og kjører installasjonsprogrammet, blir du bedt om å velge Google eller Google Apps-kontoen du vil synkronisere med. Du må være logget inn på Google-kontoen din for å få den til å vises her. Når du gir tilgang, kan du begynne å synkronisere.

Innledende synkronisering

Den innledende synkroniseringen kan ta en stund hvis du har et enormt antall dokumenter å laste opp. Jeg valgte en mappe med et lite antall dokumenter for denne demonstrasjonen.

Hvis du lagrer alle dokumentene i mappen "Mine dokumenter", kan du ganske enkelt velge den mappen som skal synkroniseres. Det vil gå gjennom mappen din og katalogisere alle dokumentene.

Opptatt Dokumenter er ikke en direkte synkronisering først med Google Dokumenter. Dokumentene dine synkroniseres med opptatt Doksservere. Hvis du har et dokument i mappen Mine dokumenter og vil ha revisjoner som skal lagres i Google Dokumenter, må du dra filen til Google Dokumenter-delen av sidefeltet. Fra dette punktet bør det synkroniseres med desktopversjonen.

Søk etter dokumenter

Dette er en del av det som gjør Opptatt Dokumenter så bra. Å kunne søke etter og enkelt finne et dokument over både Google Dokumenter, harddisk og ditt lokale nettverk. Webapplikasjonens layout er veldig enkelt å bruke. Alt du trenger er lett synlig på alle skjermene.

Du har en søkefelt øverst på midten av skjermen. Alle mappene dine er tilgjengelige i venstre sidefelt.

Dra og slipp brukervennligheten

Alle dokumentene dine på Opptatt Dokumenter kan flyttes ved å dra og slippe det der du vil ha det. Hvis du vil at et dokument skal synkroniseres med Google Dokumenter, drar du det til Google Dokumenter-delen av sidefeltet. Hvis du har en Google Dok du vil redigere lokalt, drar du den til en av mappene eller undermappene du synkroniserer fra nettverket eller harddisken.

Etikettdokumenter

Merking av dokumentene dine vil bidra til å holde alt mer organisert og lettere å finne senere. Når du drar et dokument fra skrivebordet til Google Dokumenter, blir det automatisk merket GD . Hvis du velger å merke dem annerledes, må du legge til en etikett manuelt.

Hvor opptatt Docs stabler opp

Nettgrensesnittet er veldig enkelt å bruke i forhold til noen andre tjenester. Synkroniseringen er imidlertid ikke veldig rask. Selv når du manuelt starter en synkronisering, tar det enda en stund.

Jeg startet et dokument i OpenOffice og lagret det som en Word-fil (.doc). Da jeg lastet opp det og flyttet det til Google Dokumenter, endret det noe av formateringen.

Jeg tror det er noen feil fortsatt, men fungerer bra for en person. Jeg ville beholde den på radaren min, men for tiden virker det ikke klart for stor bruk.

Hva er noen av dine tips for å synkronisere lokale dokumenter med Google Dokumenter?

Opptatt Dokumenter