Mange Internett-brukere har slått seg til nettbasert e-post og bruker den som deres primære middel til elektronisk kommunikasjon. Noen selskaper har selv vedtatt "cloud computing" -løsninger, hvor e-postlevering og -henting håndteres av et eksternt selskap. Likevel er det mange grunner til at en bruker fortsatt kan foretrekke en tradisjonell e-postklient. På grunn av dette tilbyr selv de nevnte nettbaserte e-posttjenestene ofte POP3 og / eller IMAP-tjeneste.

KMail, KDEs e-postklient, er et robust og fremdeles svært populært valg for de som fremdeles foretrekker å ha sine e-postmeldinger på skrivebordet, selv når de er offline. Det er en del av Kontact PIM-pakken (Personal Information Management) og tilbyr mange nyttige og unike funksjoner. Blant disse funksjonene er muligheten til å lage avanserte e-postmaler.

Virksomhet og organisasjoner i særdeleshet vil finne denne funksjonen gunstig. Anta for eksempel at virksomheten din mottar elektroniske bestillinger, og du må sende tilpassede svar til hver kunde. De fleste e-postene du sender, inneholder identisk informasjon, men navnet og andre kontaktinformasjon må være forskjellige. KMail lar deg lage slike maler og til og med program KMail å bruke dem i visse situasjoner.

For å begynne å lage en mal, gjør følgende:

1. I menyen, klikk på " Innstillinger "

2. Klikk på " Konfigurer KMail "

3. Klikk på " Komponist " -knappen

4. Øverst, klikk på " Tilpassede maler " -fanen (Du kan også redigere nåværende maler i kategorien Standard maler)

5. Øverst til venstre er det en tekstboks. Skriv inn navnet på malen din, og klikk på pluss-knappen for å opprette den

6. I nedre høyre, der det står " Maltype ", velg typen du trenger. Hvis det kommer til nye meldinger, la det være på "Universal"

7. Nederst, klikk på " Sett kommando "

En meny vises med flere alternativer: Original melding, Gjeldende melding, Prosess med eksterne programmer og Diverse. For dette eksempelet vil du opprette en svarmelding.

8. Velg " Tid " i menyen "Nåværende melding" og trykk Enter to ganger

9. Velg " Dagens uke " fra "Aktuell melding" og velg deretter "Dato"

10. Neste, hopp over et par linjer og skriv ordet " Kjære ", etterfulgt av et mellomrom

11. Gå tilbake til "Original Message" -menyen og klikk " Til feltnavn "

12. Skriv "Våre oppføringer viser at du kontaktet vår salgsavdeling", skriv inn et mellomrom, og velg deretter "Date" fra "Original Message" -menyen.

13. Hopp over flere linjer, og skriv inn en avsluttende setning fra menyen "Nåværende melding" etterfulgt av signaturen din

14. Endelig, hopp over noen flere linjer, og skriv " % QUOTE "

Den endelige svarmalen ser slik ut:

00:00 kl
Søndag 3. januar 2010

Kjære, så og så,

Våre dokumenter viser at du kontaktet vår salgsavdeling søndag 3. januar 2010.

Kropp av meldingen din

Din avslutning og signatur

Sitert opprinnelig melding

Dette er en grunnleggende mal, bare for å gi deg en ide om fleksibiliteten du har med den. Du kan opprette flere maler for ulike situasjoner og mottakere. Når du mottar en e-post som krever et svar med en av malene du opprettet:

1. Høyreklikk på meldingen

2. Velg "Svar"

3. Flytt ned til "Svar med tilpasset mal"

4. Velg din mal

På samme måte, hvis du oppretter en ny melding:

1. Klikk på "File" i toppmenyen

2. Velg "Ny"

3. Velg "Melding fra mal"

4. Klikk på malen din.

Som nevnt tidligere, kan du bruke bestemte maler til bestemte e-postmottakere. Den enkleste måten å gjøre dette på er å opprette en mappe for mottakere av en bestemt mal og deretter opprette et filter som automatisk flytter en melding til eller fra en bestemt e-post til den mappen (Vi lærer hvordan du lager et filter neste uke). Endelig gjør du følgende:

1. Høyreklikk på den nye mappen

2. Klikk på "Egenskaper"

3. Klikk på "Maler" -fanen

4. Sjekk "Bruk egendefinerte meldingsmaler i denne mappen"

5. Endre oppgitte maler eller kopier og lim inn de tilpassede maler du tidligere har laget.

Når du har opprettet maler, er det bare noen få klikk å bruke dem. Du kan også gå tilbake og justere dem når du trenger noe endret. Med egendefinerte maler vil uansett virksomhet eller e-postaktiviteter du utførte som en gang virket arbeidskrevende, nå løpe jevnt og raskt.