Å ha en punchy, klar og kortfattet signatur i e-postene dine er ekstremt viktig. Som freelance skribent som fungerer mest i online-verdenen, ser jeg min e-signatur som den samme rollen som et visittkort hadde på 90-tallet.

Det er ganske enkelt å legge til en signatur i Gmail: Bare gå til Innstillinger i Gmail, bla ned til Signatur og skriv inn en. Men alternativene her er begrenset, da det er ganske begrenset når det gjelder å plassere signaturen før eller etter sitert tekst, og du må gå til Innstillinger hver gang du vil bytte den på eller av.

Her vil jeg vise deg hvordan du bruker verktøyet "Canned Responses" for å lage flere signaturer og kunne enkelt velge hvilken du vil bruke (hvis noen) hver gang du sender en e-post.

Først må du aktivere hermetiske svar i Gmail Labs (der du finner alle slags fantastiske Gmail-tillegg).

1. I Gmail-innboksen din, klikk på tannhjulikonet øverst til høyre, Innstillinger, og klikk deretter Labs-fanen.

2. Skriv inn canned responses boksen "Søk etter en lab", og canned responses deretter på Enter. Hermetiske responser skal vises under "Tilgjengelige laboratorier". (Ignorer den delen der den står for dovne folk - vi bruker den til noe mer produktiv enn auto-svar!) Klikk på "Aktiver" og deretter "Lagre endringer".

Du har nå Canned Responses aktivert, så det er på tide å lage din signatur (er).

1. Klikk på "Compose" i Gmail som om du skrev en ny e-post.

2. Klikk deretter på den lille pilen i nederste høyre hjørne av vinduet Ny melding -> Hermetiske svar -> Nytt hermetisk svar.

3. Skriv inn et navn du vil huske for signaturen i tekstboksen som vises, og klikk deretter OK.

4. Gå deretter til Behandlede svar i nytt meldingsvindu igjen, og klikk på navnet på signaturen din under "Sett inn" underheader. Navnet du valgte for din signatur vil da vises i "Subject" -linjen i e-posten din.

5. Skriv bare hva du vil at signaturen din skal være i "kroppen" delen av e-postadressen (området der du vanligvis skriver e-postmeldingen din).

Gjør din signatur ser bra ut

Jeg liker å forord min signatur med to bindestreker, som skiller det pent fra resten av e-posten. Jeg skriver så navnet mitt på første linje, tittelen min på den følgende linjen, deretter en logo på firmaet eller firmaene jeg jobber eller skriver på på tredje linjen. Åpenbart, hvis du vil legge inn ditt Twitter-håndtak, telefonnumre, etc., så kan du også gjøre det - det er din signatur, tross alt!

Hvis du vil bruke logoen til et nettsted eller firma, kan du generelt få det ved å høyreklikke på logoen på nettstedet, og deretter klikke på "Lagre bilde som ..." Hvis du ikke kan, kan du bruke Windows Snipping Tool (Søk etter det på Start-menyen.) for å kutte ut logoen og lagre den som et bilde.

Når du har lagret logoen, drar du den over fra stedet der den er lagret i Gmail-vinduet der du lager din signatur. Logoen skal vises som standard i "Best fit" -størrelsen din, men du kan endre størrelsen ved å dra logoets hjørner.

Når du har skrevet inn din signatur, er det på tide å lagre det for senere bruk. Klikk pilen ved siden av bin-ikonet nederst til høyre -> Behandlede svar, og velg deretter navnet på signaturen din under "Lagre" underposisjonen.

Du har nå opprettet din første signatur! Hver gang du vil bruke den i en e-post, skriver du bare en e-post, og når du vil sette inn signaturen din, klikker du pilen i nederste høyre hjørne -> Svar på svar. Deretter velger du signaturen under underteksten "Sett inn".

Du kan opprette en hel liste med signaturer ved hjelp av fremgangsmåten ovenfor, klar til å velge og velge individuelt for hver e-post du sender. Hvis du vil redigere en av signaturene dine, klikker du "Komponere" i Gmail, sett inn den ved hjelp av metoden i det siste avsnittet, og rediger det som du vil.

Når du er ferdig med å redigere, lagre signaturen din ved å klikke på pilen ved siden av bin-ikonet nederst til høyre -> Svar på svar, og velg det under underteksten "Lagre".

Det eneste problemet med denne Canned Response Signature-metoden er at den hovedsakelig gjelder for skrivebordet. Hvis du bruker Gmail-mobilappen, har du ikke rask tilgang til svar på hermetikk, noe som gjør denne metoden ubrukelig.

Konklusjon

Jeg har alltid slitt med Gmail's standard signaturalternativer og var overrasket over å finne at denne skjulte funksjonen, som vanligvis brukes til automatiserte svar, ville være så perfekt for å skape og administrere min egen samling signaturer. Det viser at noen ganger en funksjon eller en app kan brukes til en helt annen hensikt enn den som tilsynelatende er ment for.

Bildekreditt: Signatur