Å designe dokumenter i Word kan være en blanding av utrolig enkelt og smertefullt vanskelig. Enkelte oppgaver er smertefri, mens bevegelige bilder rundt et dokument er et minefelt av uventede konsekvenser.

Hvis du ofte jobber med de samme dokumenttyper, kan du finne deg selv å gjøre de samme stilistiske tweaks om og om igjen, men du kan spare deg selv i trøbbel. Det er enkelt å lagre et eksisterende Word-dokument som en mal, og beholde styling og starttekst for nye dokumenter. Du kan også bygge en mal fra bunnen av, som du kan basere nye dokumenter på.

Styling riktig i Word

Før vi snakker om maler, må vi snakke om den riktige måten å skrive tekst på i Word. Hvis du ikke bruker stiler i Word (dvs. styling tekst direkte), har du to problemer.

For det første gjør du alt på omtrent den vanskeligste måten. For det andre vil maler bare ha begrenset brukervennlighet. Opprette overskrifter ved å velge tekst, justere skriftstørrelsen til 24 og gjøre den fet (og deretter angre den i neste linje!) Er en frustrerende sløsing med tid.

Ikke gjør det for deg selv! Invester ti minutter til å lære hvordan Words stylingsverktøy fungerer, og du sparer timer i det lange løp. Følgende er noen grunnleggende tips for styling effektivt:

  • Bruk alltid Overskrifter og Normal styling som en del av et dokument. Du finner dette i Hjem-delen av båndet under "Stiler" -delen.
  • Mens du lærer tauene, starter du med de eksisterende stilene og overskriver dem med dine foretrukne stylingsvalg. De eksisterende stilene lar deg sette opp "strukturen" av dokumentene dine, noe som er avgjørende for maler.
  • For å justere en eksisterende stil, stil teksten direkte til den ser ut som du vil, høyreklikk på stilen du vil erstatte, og velg "Oppdater [Stil] for å matche valget." Du kan også høyreklikke på stilen og velg "Modifiser", men det kan være litt vanskeligere å få riktig.
  • I stedet for å trykke enter to ganger under en overskrift, bruk "Avsnitt" båndseksjonen for å få tekstavstand til høyre.
  • Få avanserte tekstalternativer, for eksempel brevavstand, fra "Font" -menyen ved å klikke på den lille pilen nederst til høyre på "Font" -menyen. Det samme trikset fungerer for alle båndmenyene!

Lagrer din mal

Når du har opprettet malen din eller dokumentet ditt åpent, kan du lagre det som en ordmal for senere bruk.

1. Klikk på "File", og velg deretter "Save As" fra menyen til venstre.

2. I Office 2016 dobbeltklikker du "Denne PCen." I andre versjoner av Word, dobbeltklikker du på "Computer".

3. Skriv inn ønsket navn for malen i filnavnet. Bruk mellomrom og hovedstader for å få det til å se fint ut; Du vil se dette malnavnet i Words malvelger senere.

4. Klikk på rullegardinmenyen Format og velg "Ordmal (* .dotx)" fra listen.

5. Kontoret naviger automatisk til standardmappen for egendefinerte Word-maler på datamaskinen. Klikk på "Lagre" -knappen for å lagre den nye malingen.

Åpne og bruke malen

Når du har lagret malen, vil du opprette nye dokumenter med den. Sann til navnet, vil det ikke endre malfilen selv å opprette et nytt dokument med denne malen. Du lager et nytt, ikke-lagret dokument med styling og dokumentoppsett kopiert fra malen.

Selvfølgelig, hvis du trenger å redigere malen senere, kan du åpne et nytt dokument med malen, gjøre endringene, og lagre den redigerte malen over toppen av den opprinnelige, overskrive den utdaterte versjonen.

1. For å opprette et nytt dokument, velg "File" og "New".

2. Klikk på "Personlig" ved siden av "Utvalgte" for å vise de lagrede maler. Ikke klikk på "Personlig" under "Foreslåtte søk", som vil søke på online maler.

3. Klikk på mal for å åpne et nytt dokument med samme styling.

Konklusjon

Maler lagrer eksisterende styling og tekst. Dette kan gi deg et større ben når du fyller ut skjemaer eller oppretter lignende dokumenter regelmessig. Hvis du lager mange dokumenter med samme grunnleggende layout eller startinnhold ofte, er maler en stor tid og tediumsparer.

De skaper også konsistens på tvers av dokumenter og organisasjoner. Ved å dele malfilen, kan du forsikre deg om at andre personer i din bedrift, avdeling eller team følger de samme stylingsreglene som du er. Det kan også oppfordre deg til å gjøre attraktive design oftere. Tross alt, hvis du allerede har en mal med en fantastisk header design klar til å gå, trenger du ikke å "kaste bort tid" å designe et attraktivt dokument fra grunnen opp hver gang. Og godt utformede dokumenter imponerer alle fra kabinekammerater til sjefer til investorer.