Vil du opprette en registrering for bloggen din? Eller trenger du å organisere et arrangement for kontoret ditt og trenger all informasjon? Med Google Forms kan du opprette et elektronisk skjema på få minutter og sende det via e-post eller til og med legge det inn i blogginnlegget ditt. Mens du lager et skjema, er det veldig enkelt å sende e-postvarsler til deg selv, og til den personen du registrerer deg, er det litt vanskeligere.

I dette innlegget vil vi bryte ned trinnene slik at du kan automatisere prosessen.

Trinn 1: Opprett skjema

Først må du opprette Google-skjemaet ditt. For dette innlegget bruker vi en veldig enkel skjema.

Trinn 2: Angi varsel

Gå til regnearket der alle svarene er lagret. Bare klikk på "Vis svar". Når du er i regnearket, klikk på "Verktøy" og velg "varslingsregler" i rullegardinmenyen. Husk dette varselet vil bli sendt til din e-post, og ikke til brukeren som logger deg på. Dette trinnet er praktisk, da det holder deg fra å manuelt sjekke aktivitetene på skjemaet ditt.

Nå kan du velge når du skal sende varselet og hvor ofte. Hvis skjemaet krever et presserende svar, vil jeg anbefale å velge "Email - med en gang."

Trinn 3: Legg til kode for bekreftelses-e-post

Du kan også sende en bekreftelses-epost til brukeren når han eller hun sender skjemaet. Det kan være en kort e-post som sier at du har mottatt informasjonen. Det sikrer også brukeren at du jobber med detaljene som er levert.

Denne delen krever litt koding. Ikke bekymre deg skjønt; det er super enkelt! Først, i regnearket, klikker du på "Skriptredigerer".

Deretter velger du Blank Project siden du vil bruke din egen kode for dette bestemte skjemaet.

Selv om du har valgt en tom side, kan det være forhåndslastede koder. Sørg for å slette dem alle, og start med en ren skifer. Kopier og lim inn denne koden nå:

 funksjon myFunction (e) {var userName = e.values ​​[1]; var userEmail = e.values ​​[2]; var date = e.values ​​[3]; var subject = "Form innsendt"; var message = "Takk, " + brukernavn + "for å velge" + dato; MailApp.sendEmail (userEmail, emne, melding); }

Merk : Ovenstående kode antar at ditt første felt er "Brukernavn", andre felt er "bruker e-post" og tredje felt er "Dato". Du må endre verdien tilsvarende hvis din inntastingsfelt rekkefølge er annerledes.

Vil du vite hvordan disse kodene ble generert? Se denne videoen fra Jeff Everhart. Han gir en detaljert forklaring på hvordan verdiene er tildelt.

Trinn 4: Konfigurer utløseren for å sende bekreftelsesmeldinger automatisk

Et annet veldig viktig stykke av puslespillet: Sett opp avtrekkeren. Når du er ferdig med koden, er det på tide å fortelle regnearket når du skal sende bekreftelsesmeldingen. Gå til "Resources" og velg "Current Project's Trigger." Du blir deretter sendt til denne skjermen:

Velg alternativene som angitt på bildet. Når du trykker på lagre, må du autorisere for å kjøre denne koden.

Klikk på "Fortsett" for å fullføre oppsettet av koden og avtrekkeren.

Trinn 5: Testkode

Ikke del Google-skjemaet ditt med offentligheten ennå. Dette siste trinnet er ekstremt viktig, slik at du kan fikse alt før skjemaet ditt går live. Gå tilbake til skjemaet ditt og klikk "Se live skjema." Neste, fyll ut skjemaet og pass på å trykke "Send".

Åpne Gmail-kontoen din. I innboksen din bør du ha bekreftelsesmeldingen med emnet "Formularinnsendt" eller hvilket emne du har skrevet. Dette var e-postmeldingen jeg mottok da jeg testet skjemaet og bekreftelseskoden.

Som du ser, ser det veldig ut. Men du trenger ikke fancy koder med en gang. Etter at du har testet koden og har den fullt funksjonell, kan du legge til flere HTML-koder til e-postens kropp.

Google Forms er et praktisk og ekstremt nyttig verktøy for nesten alle, spesielt til store nettsteder og bedrifter som stadig driver undersøkelser.