Denne artikkelen er en del av Google Office Suite-serien:

  • 5 viktige tips og triks for Google Dokumenter du trenger å vite om
  • 5 tips og triks for Google Slides Du må prøve
  • Slik bruker du Google-ark: Nøkkelord for å få deg i gang

Helt siden Windows begynte, har Microsoft Excel vært å gå til program for nummer-knase, regneark, fakturaer og alle de andre tingene i livet som du vil organisere til uendelige rister av rader og kolonner.

Men siden Cloud ble fremtredende, har Google Sheets blitt det valgfrie programmet for mange mennesker. Det kan ikke være like funksjonsrikt som Excel, men det er mye mer til det enn først møter øyet.

Her er noen tips og triks for å bruke Google Sheets, som bør sikre at du får en jevn start.

Beslektet : 10 Add-ons for Google-arkene du bør vurdere å bruke

1. Importer data fra et annet regneark

Du kan enkelt sette Google Sheets for å importere data dynamisk fra et av regnearkene dine til en annen. Dette er perfekt hvis du vil vise summen av bestemte resultater i ett regneark, eller hvis du vil flytte over en hel del av et bord. Vær oppmerksom på at dette ikke er det samme som å kopiere data fordi det oppdateres i den du importerer til når du oppdaterer dataene i originalarket.

Formelen for dette er kjent som ImportRange og ser noe ut som dette:

 = Importområde ( "1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SHEETNAME A1:! D200")

Den lange kryptiske koden er nettadressenavnet til regnearket, som du finner i nettadresselinjen etter "regneark / d /". Hvor det står "SheetName" ovenfor, bør du erstatte med navnet på det nøyaktige arket du importerer data fra, og litt etter utropstegnet representerer rekkevidden av rader / kolonner du vil trekke data fra.

2. Frys rader og kolonner

Når du lager et regneark, vil du i alle tilfeller ha bestemt informasjon som vises på skjermen din til enhver tid. For eksempel, hvis du holder faner på frilansearbeidet ditt, vil du ha headerinformasjon som "Betalt beløp, " "Fakturadato" og "Nettsted" vises hele tiden, selv når du ruller nedover siden.

For å gjøre dette må du "Fryse" rad eller kolonne du alltid vil ha på skjermen. Bare klikk på "Vis -> Frys", og velg deretter antall rader eller kolonner du vil fryse. Hvis du velger en celle før du klikker "Vis", får du muligheten til å fryse hver rad eller kolonne opp til den cellen.

3. Lag skjemaer ved hjelp av Google-ark

Et lite kjent, men briljant robust trekk i Google Sheets, er muligheten til å lage skjemaer og spørreskjemaer. Åpne et nytt Google-ark, klikk på "Verktøy -> Opprett et skjema", og du vil bli tatt til Googles fancy Form-making app.

Det er ganske enkelt å bruke. Du gir skjemaet en tittel og en beskrivelse, skriv inn et spørsmål der det står "Untitled Question", og klikk deretter "Flere valg" hvis du vil endre formatet til hvor folk kan svare (flere valg, ruter, rullegardiner osv.) .

Øverst til høyre i skjemaer ser du også en trio av alternativer som lar deg tilpasse utseendet på spørreskjemaet ditt ytterligere.

4. Sett inn bildet i en celle

Før du får alle smarte og påpeker at innsetting av bilder til Google Sheets bare handler om å klikke på "Sett inn -> Bilde", vel, ikke helt. Hvis du bruker denne metoden, vises et bilde over toppen av regnearket ditt i stedet for pent plassert i en celle.

For å sette inn et bilde rett inn i en celle, klikk på cellen, og skriv deretter =image("URL of the image you want to insert") . Som standard beholder bildet aspektforholdet mens det tilpasses til cellestørrelsen, men det finnes flere variasjoner du kan lage på formelen for å få bildet / cellen størrelsen du vil ha.

  • =image("URL of the image", 2) - omformaterer bildet slik at det passer til den eksisterende celleformatet
  • =image("URL of the image", 3) - bildet beholder sin opprinnelige størrelse uten å endre cellestørrelsen

5. raskt legge opp numre

Det er en klassisk regnearkfunksjon og likevel rar enkelt å glemme. Heldigvis gjør Google Sheets ting relativt enkelt for deg. Hvis du raskt vil legge opp tallene i en rad eller kolonne, merker du bare på alt du vil beregne med venstre museklikk, og du vil øyeblikkelig se summen av tallene nederst til høyre i Google Arkiv.

Du kan deretter klikke summen nederst til høyre, og du får en liste over alternativer for å se på gjennomsnittet, minste nummer, største nummer og så videre.

Hvis du vil ha en celle som viser summen av en gruppe figurer i en rad eller kolonne, klikker du cellen der du vil at summen skal vises, og skriv =sum(A1:A13) hvor A1 og A13 er cellene hvor du vil at tallene skal legges opp.

6. Betinget formatering

Det er ingenting som litt fargekoding for å forenkle alle arkdataene som vises foran deg. For å angi automatiske regler for formatering og farging av celler, klikk på "Format -> Betinget formatering."

I en rute til høyre ser du nå en rekke "Betingede formatregler". Her kan du få regnearket til å automatisk farge en cellerød, for eksempel hvis den er tom (en fin måte å umiddelbart vite om du trenger det å jage noen ned for forfalte betalinger), eller male celler som inneholder et bestemt ord, en farge etter eget valg.

Det er mange alternativer her, så vær vill! Regnearket ditt er lerretet ditt.

7. Legge til et Dropdown-alternativ til cellen din

La oss si at du vil begrense innholdet i en celle til bare to (eller flere) verdier. Den beste måten å implementere dette på er å legge til et Dropdown-alternativ. For å gjøre det må du opprette et nytt ark for å holde alternativverdiene.

1. Lag et nytt ark ved å klikke på "+" -ikonet nederst på verktøylinjen.

2. Skriv inn alternativverdiene i den første kolonnen i det nye arket.

3. Tilbake til det første arket (eller arket du arbeider med), velg cellen der du vil legge inn rullegardinmenyen.

4. Høyreklikk på den og velg "Data Validation" (i slutten av kontekstmenyen).

5. Velg "Liste fra et område" i feltet "Kriterier" og velg Ark, kolonner og celle i feltet "Data". Sjekk alternativet "Vis rullegardinliste i celle."

6. Klikk på OK. Du bør nå se Dropdown-feltet der du kan begrense innholdet til cellen til et bestemt verdiområde.

Konklusjon

Den ideelle situasjonen å være med i et regneark er å ha en hel rekke regler som automatiserer ting som fargekoding og beregninger slik at du kan jobbe så raskt og effektivt som mulig. Forhåpentligvis vil disse fem tipsene hjelpe deg med å oppnå det, gjøre informasjonen i det mye mer klar og krydre den noen ganger sterile prosessen med å administrere et regneark.