Når folk flest tenker på OpenOffice, tenker de på tekstbehandling eller regneark. Hva mange ikke skjønner er at OpenOffice også inkluderer Base, et databasesystem som tilsvarer omtrent MS Access. Mange bedrifter og enkeltpersoner bruker disse systemene til å tillate selv ikke-tekniske personer å gå inn, lagre, hente og organisere sine data. Ved hjelp av Base kan du følge enkle trinn for å lage en enkel, brukervennlig måte for folk å lagre og hente informasjon ved hjelp av skreddersydde skjemaer og rapporter.

Få Base

Base er en del av OpenOffice-pakken, og pakker for alle plattformer kan lastes ned her. Linux-brukere sannsynligvis ikke trenger manuell nedlasting, siden den fulle OpenOffice-pakken vanligvis er tilgjengelig i standardregisterene til de fleste distros. Ubuntu-brukere, for eksempel, kan installere med

 sudo apt-get installer openoffice.org-base

eller bare klikk lenken her

Opprette databasen din

Når du starter Base, blir du tatt til en "veiviser" som kan lede deg gjennom de første trinnene. Mens mange slike veivisere ofte kommer i veien, er veiviseren for Base godt konstruert og kan gjøre de første trinnene enklere enn å gå alene, spesielt hvis du ikke har mye kjennskap til databaseprogramvare.

I denne veiledningen bruker vi veiviseren til å lage en database som inneholder eksempelpersonalinformasjon, og deretter bygge et skjema for å manipulere databasen.

På neste trinn kan du bli bedt om å registrere databasen med OpenOffice. Dette er ikke et krav, det er bare relevant hvis du planlegger å integrere denne databasen med andre OO-produkter.

Før du fortsetter, anbefales det at du merker av for " Opprett tabeller ved hjelp av tabellveiviseren ", spesielt hvis du er ny til databasedesign.

Opprette tabeller

Det forrige trinnet skulle være ferdig ved å lagre den nye databasen til en fil. Hvis du markerte boksen for tabellveiviseren, bør du nå bli sendt til en skjerm hvor du kan begynne å legge ut informasjonen som databasen inneholder.

Som tidligere nevnt oppretter vi en prøvedatabase som inneholder ansattes informasjon for et fiktivt selskap. Radioknappene og rullegardinmenyene på veiviserbildet lar deg velge mellom noen eksisterende eksempelfelt. Her har vi valgt en liten delmengde av de mulige ansattes relaterte feltene som tilbys av Base.

Databasedesign er altfor stort et emne som dekker her i detalj, så vi nevner bare noen få grunnleggende og legger noen linker nederst på denne siden for mer detaljer. Til å begynne med bør hver tabell bare utgjøre en ide - dvs. tabellene medarbeider bør ikke inneholde fraktinformasjon. Hvis du finner deg selv å sette noe inn i et bord som ikke samsvarer med tittelen på den tabellen (som Ansatt eller Fakturering), tilhører det sannsynligvis i et annet bord.

For det andre er det viktig at tabellene har en primærnøkkel . Kort sagt betyr dette at tabeller generelt skal ha en kolonne hvor hver rad i den kolonnen er unik på den tabellen. Det kan høres forvirrende, men det betyr vanligvis bare at du trenger en kolonne som EmployeeID, og ​​hver oppføring har et annet, unikt nummer. Det er (sannsynligvis) ingen sjanse for at to ansatte har samme ID-nummer, så det er en perfekt primærnøkkel.

På den andre siden av veiviseren for tabelldesign angir du hvilken type data som skal gå inn i det aktuelle feltet. Et nummer som EmployeeID er fornuftig som et heltall, og tekstfelter som for- og etternavn skal være tekst (CHAR eller VARCHAR). Hvis du velger feltene fra rullegardinmenyene i veiviseren, skal disse typene automatisk brukes til de riktige feltene.

Hvis det er avgjørende at en post inneholder et bestemt felt (i eksempelet vårt og medarbeider MÅ ha et ID-nummer), må du sørge for å angi Oppføring som er nødvendig til True for dette feltet, som i skjermbildet ovenfor. Dette kan sikre at alle nye oppføringer, uavhengig av hvem som gjorde det, må følge reglene i databasen.

På neste side blir du bedt om å angi en primærnøkkel. Som nevnt ovenfor er det generelt en god ide å ha en kolonne i tabellsettet som primærnøkkel. Husk at for at det skal fungere som primærnøkkel, må hvert felt i den kolonnen være unikt for den tabellen. Hvis du følger eksemplene, bruker du EmployeeID som nøkkel, siden du på en pålitelig måte kan anta at hver bruker vil ha en annen.

Når du har navngitt ditt bord, er du ferdig med å konfigurere databasen og tabellene. Før du fortsetter, har du muligheten til å forbli i veiviseren for å lage ditt første skjema, som er hva vi skal gjøre for denne veiledningen.

Opprette skjemaer

Enhver database kan lagre informasjon, men verktøy som Base og Access går et skritt videre og lar deg lage grensesnittet for visning og manipulering av dataene dine. Hvis du har fortsatt med veiviseren, er du nå på et sted hvor du kan bygge disse skjemaene.

Et skjema i grunnleggende vilkår er noe som en nettside - det er et visuelt sted å vise, skrive inn og administrere informasjonen i tabellene dine. Skjemaet ditt kan legges ut, men du velger og viser bare informasjonen du velger. Dette eksemplet bygger et skjema fra ID, Navn og Tittel felt.

De fleste av formene veiviseren er ikke kritiske og kan sikkert ignoreres, men sørg for å sjekke layoutseksjonen og trinn 6 i veiviseren for å bestemme om du vil at skjemaet skal være skrivebeskyttet.

Konklusjon

Nå som du vet hvordan du oppretter en database, oppretter og redigerer tabeller, og grunnlaget for skjemaer, er du i stand til å bruke Base som grunnlag for noen utrolig nyttige applikasjoner. Programvare som Base er i bruk av utallige organisasjoner, store og små, fordi det gir deg muligheten til å få mange fordeler med en skreddersydd databaseapplikasjon uten å måtte ei tilpasse skrive et databaseprogram. Hvis du har hatt erfaringer med Base, eller lignende programvare, gi oss beskjed i kommentarene.