Regneark er et av de viktigste verktøyene for dagens arbeidsmiljø. Folk bruker den til å organisere alt og alt, fra den enkle to-kolonne-handlelisten til det kompliserte flerarks multifiljesfirmaet. Men minst en bruk går ikke bra med et regneark: dataanalyse. En bedre løsning for å administrere og organisere komplekse data bruker en database.

Årsaken til at mange regnearkbrukere ikke vil berøre en database, er "skummelt og komplisert" bildet folk har om det. Heldigvis finnes det Airtable - en moderne skybasert relasjonsdatabase med en enkel regnearktilgang som kan hjelpe deg med å organisere nesten alle data. Det tillater samarbeid, slik at du kan jobbe i en database med dine medarbeidere, og den synkroniserer på tvers av enheter via nettlesere og mobilapper for å holde dataene oppdatert.

Hvis du er kjent med Microsoft Access på Windows eller Filemaker Pro på Mac, så har du ingenting å bekymre deg for fordi Airtable burde være enklere å bruke. For de som er ny på databasekonseptet, gir Airtable deg trinnvise veiledninger og en videoopplæring for å holde deg oppdatert.

Start raskt med maler

Det eneste du må gjøre for å begynne å bruke Airtable er å registrere deg for en gratis konto. Den leveres med ubegrensede baser og ubegrensede samarbeidspartnere, med grensen på 1200 poster per base og 2 GB vedleggsplass per base. Det er betalt oppgraderingsplaner for de som trenger mer, men den gratis planen vil være mer enn nok for de fleste personlige brukere.

For å hjelpe deg med å starte så snart som mulig, gir Airtable deg maler. Etter påmeldingsprosessen vil den be deg om å velge minimum tre databasebrukseksempler. Alternativene som er tilgjengelige, spenner fra prosjektsporing til lemonadebestand, fra bloggredaktørskalender til bryllupsplanlegging.

For de som ikke er kjent med databasen, er den raskeste måten å starte, å bruke eksisterende eksempler og endre dem etter dine behov. Åpne et av dine utvalgte eksempler, og ta en titt rundt for å bli kjent med deg selv. Men hvis du er veteran, kan du gå rett til å opprette en ny database ved å klikke på "Plus (+)" -ikonet.

For eksempel, la oss åpne Study Guide-databasen. Denne er tilpasset for å hjelpe elevene med å holde oversikt over sine studier. Det bedragerisk enkle regnearkgrensesnittet gjemmer mange kraftige funksjoner. Du kan legge til og tilpasse rader og celler til dine behov, sette inn medier som vedlegg i en enkelt rad, legge til og slette tabeller for å spore andre skolefag for å studere, legge til tilpassede visninger og mer.

Men i stedet for å forklare dem en etter en, er det bedre hvis du prøver dem ut selv og får følelsen av hvordan alt fungerer. For å hjelpe deg med å klikke på de fargerike sirkler nederst til høyre på skjermen, og de vil vise deg trinnene for å oppnå noe.

For eksempel kan du skrive inn dataene dine ved hjelp av et skjema i stedet for regnearkceller ved å klikke på «Utvid» -ikonet ved siden av radnummeret.

Du kan også opprette et egendefinert skjema som du kan dele med vennene dine, og deres innspill vil automatisk fylle databasen. For å gjøre det, klikk "Hovedvisning", og velg "Form."

Deretter tilpasser du skjemaet og klikker på "Del". Du får en link som du kan dele med andre. Ved hjelp av Study Guide eksempelet ovenfor kan vi bruke skjema deling i en studiegruppe hvor hvert medlem kan bidra til et emne.

Hvorfor er det mulig?

Bruke Airtable i stedet for desktop database applikasjoner har flere fordeler, for eksempel:

  • Det er i skyen, så alt er vert og sikkerhetskopiert uten at du trenger å gjøre noe. Dine data er alltid trygge og tilgjengelige så lenge du kan koble deg til Internett.
  • Den støtter multi-bruker, slik at du kan samarbeide med andre i å fylle dataene dine og oppnå mer på kort tid.
  • Det er intuitivt og enkelt å sette opp. Nye brukere kan starte på kort tid uten å kaste bort tid med en læringskurve.
  • Det er tilpassbart med mange felttyper å velge mellom. Du kan lage nesten hvilken som helst database i henhold til dine behov.
  • Det er nettleserbasert, slik at du ikke trenger å laste ned noe. Det er også flytende og kan åpnes hvor som helst, og det er en iOS-app (og beta-versjonen for Android) for de som jobber med sin mobile enhet.
  • Den støtter integrasjoner med tonnevis av andre programmer som Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram og mange flere.

Og det største spørsmålet fra nybegynnere er hvorfor skal de bruke en database i stedet for et regneark. Det enkle svaret er at en database er mer egnet for å organisere en stor mengde data, mens regnearket er bedre hvis du gjør mange beregninger.

Denne raske oversikten over Airtable er knapt skrape overflaten av hva den kan gjøre. Mitt forslag er å gå videre og prøve Airtable. Det er gratis. Del deretter dine tanker og meninger i kommentarene nedenfor.