Hvis du bruker Google Dokumenter for det meste av arbeidet ditt, kan du legge merke til at du bruker samme dokumentlayout om og om igjen. I stedet for å kopiere formatering og stiler fra gamle dokumenter, er det mye lettere å lage en mal for den spesifikke typen dokument. På den måten kan du laste opp Google Dokumenter-malen når du vil produsere et nytt dokument av den typen, og har det daglige arbeidet som allerede er gjort for deg.

På en gang brukte Google Dokumenter en funksjon der du kunne opprette en mal og sende den til et malgalleri. Dette gjorde det veldig enkelt å sette opp en mal for å bruke gjentatte ganger for nye dokumenter. Google har imidlertid fjernet tilpassede maler utenom vanlige Google Dokumenter og flyttet den til sin GSuite-tjeneste, noe som krever at vanlig betaling skal brukes. Vanlige brukere kan fortsatt bruke Googles ferdige maler, men ikke laste opp sine egne. For brukere som ikke vil betale bare for å lage en mal, la oss se på hvordan du manuelt lager en mal på egen hånd.

Sette opp malen

For å oppnå dette, skal vi lage et dokument som fungerer som vår mal. Hvis du vil bygge en mal fra grunnen av, opprett et tomt dokument ved å klikke på "Ny dokument" -knappen på hoveddokumentet til Google Dokumenter.

Hvis du allerede har et dokument som bruker oppsettet du vil bruke, kan du ikke bruke det i stedet. Selvfølgelig vil du fjerne alle dataene fra den, slik at du kan bruke den til fremtidige dokumenter. For å unngå å miste noe arbeid, kan du lage en kopi av et dokument ved å åpne det, deretter klikke "File", etterfulgt av "Lag en kopi ..." Dette vil opprette en duplikatfil som du fritt kan redigere for malen.

Nå bygger vi opp dette dokumentet som en mal. For å gjøre dette, sett opp dokumentet slik at all grunnformatering er ferdig, men det finnes ingen data i feltene. På den måten, når vi bruker malen i fremtiden, er alt vi trenger å gjøre, å skrive inn dataene etter behov. For eksempel, i skjermbildet nedenfor lager vi en mal for et dokument som trenger dine personlige opplysninger. Vi setter det opp, så alle feltene er til stede, men har ingen data i dem, så vi kan fylle dem i hver gang vi bruker malen.

Hvis det gjør det enklere, vær så snill å forlate plassholderteksten for å minne deg på hva som skjer der. Hvis du for eksempel har en brevmal, vil du kanskje sette inn tekst som "" og "" for å minne deg selv om hva du skal skrive inn i disse delene. Du kan også formatere plassholderteksten slik at den passer til stilen du vil ha svarene dine på, så uten gsuite trenger du ikke å gjøre endringene manuelt hver gang.

Når du har opprettet malen din slik du vil, kan du nevne dokumentet noe minneverdig. Nå som den er satt opp, har du en mal som skal brukes til fremtidige dokumenter.

Finne mal

Det er et stort problem, men dette dokumentet er nesten identisk med alle andre dokumenter i Google Disk! Hvis du lager mange dokumenter, vil malen din trolig bli tapt blant dem. Det kan være frustrerende å måtte søke gjennom Google Dokumenter hver gang du vil bruke malen. La oss gjøre det litt enklere å finne vår mal når vi trenger det.

Lag en mappe

En måte å gjøre det på er å lage en mappe som heter "Maler" og sette dokumentet i det. Først, navigere til Google Disk. Deretter høyreklikker du på et mellomrom som ikke er opptatt av en fil eller mappe, og klikker på "Ny mappe."

Kall denne mappen "Maler", og klikk deretter "Opprett."

Flytt nå malen inn i mappen. Dette kan gjøres ved å klikke og dra det inn i mappen eller ved å høyreklikke på filen, velge "Flytt til ...", og velg deretter malmappen.

Fordi mapper vanligvis sitter over dokumenter, har vi alltid klar tilgang til våre maler, uansett hvor mange dokumenter som er opprettet.

Starring malen

Alternativt kan du stjerne dokumentet for enklere å finne senere. Hvis du vil stjerne et dokument, høyreklikker du det i Google Disk og klikker på "Legg til stjerne".

Når du klikker kategorien "Stjerner" til venstre for Google Disk, vises bare dokumenter du har stjernet. Dette er en fin måte å få rask og enkel tilgang til viktige filer.

Bruk av malen

Nå som du har en mal opprettet og på et enkelt sted å finne, kan du bruke den til å gjøre dokumentopprettelsen enklere. For å bruke det, høyreklikker du bare på filen i Google Disk og klikker på "Lag en kopi." Hvis du er i Google Dokumenter, kan du lage en kopi av et dokument på samme måte som vi gjorde tidligere i denne artikkelen.

Gi kopien et minneverdig navn.

Dette vil lage en ny kopi av malen som du kan fylle ut etter eget ønske. Du kan nå fylle ut feltene du opprettet tidligere, samtidig som du beholder den originale malen intakt for fremtidige dokumenter.

Tricky Maler

Når Google fjerner brukeropprettede maler fra Google Dokumenter, må brukerne manuelt lage og bruke egne maler. Nå vet du hvordan du lager en, hvordan du gjør det enkelt å finne, og hvordan du bruker det for å gjøre det enklere å lage dokument.

Er maler viktige for arbeidsflyten din? Gi oss beskjed nedenfor.