Hvis du organiserer en stor mengde data, er regneark en fin måte å holde styr på. De er enkle å redigere, kan sikkerhetskopieres, og har automatiserte funksjoner som gjør fysiske kalkulatorer til skam! Noen ganger trenger du mer enn bare et bord; Du trenger dataene dine for å svare på viktige spørsmål du måtte ha om det. Dette er hvor et pivottabell i Excel kommer inn i spill.

Hva er "pivottabeller?"

Dessverre viser navnet alene ikke virkelig hvor nyttige pivottabeller er! Så, hva er pivottabeller, og hvorfor er de nyttige?

Et pivottabell i Excel er en separat forekomst av et bord du allerede har satt opp. Ideen bak pivottabeller er at du kan velge hvordan dataene vises uten å berøre hovedtabellen. Du kan sortere, telle opp totals og sjekke de høyeste beløpene i denne separate forekomsten uten å måtte rotere med de faktiske dataene. Dette gir et svært nyttig verktøy for å analysere data i fly.

Relatert : Nyttige Excel-triks som vil imponere din chef

Sette opp en pivottabell

For eksempel, la oss ta en titt på noen data fra en pizza-leveringstjeneste. Denne lille kjeden har tre leverere: Bob, Gregory og Sally. Tabellen registrerer hver gang de leverer, hvor mye leveransen var, og hvor mange var i hver leveranse. Den viser også hvilken av de tre nærliggende byene som ble levert til: Alderfield, Basthead og Carringtown.

Dette er et veldig enkelt bord, men likevel å svare på spørsmål som " Hvilken leverandør leverte de fleste varer? "Og" Hvilken by har betalt mest penger? "Er litt vanskelig å svare bare ved å se på det. I stedet for å telle på fingrene eller redigere bordet, kan vi bruke et pivottabell her for å finne ut informasjon.

For å lage et pivottabell i Excel markerer vi først hele bordet, og deretter går vi til "Sett inn" og klikker på "Pivottabell."

Et vindu vil vises. I hovedsak spør alt dette om et datavalg (som vi allerede har satt) og hvor vi vil like bordet. For dette eksempelets skyld skal vi lage bordet i et nytt ark for å skille det fra hovedbordet.

Bruk pivottabellen

Grunnleggende tabell

Nå har vi bordet vårt klar til å gå i et nytt ark, men det gjør ikke noe spesielt spennende!

Men hvis vi klikker på selve tabellen, vises noen alternativer. Her kan vi tilpasse og eksperimentere med datafeltene, slik at vi bedre kan analysere dataene vi har.

Først av alt, la oss gi dette pivottabellen et veldig enkelt spørsmål: "Hvem leverte de fleste varer?" For å svare på dette, trenger vi bare to deler av data: Leverandørens navn og antall varer de har levert. Så i sidelinjen på svingbordet velger vi både "Leverandørnavn" og "Leverte varer."

Hvis vi ser på bordet igjen, kan vi se at det har sortert seg pent inn i et bord basert på vårt innspill. Vi kan se fra at Sandy hadde det vanskeligste å få sine leveranser gjort!

Avansert tabell

Du har kanskje lagt merke til at i bunnen av pivottabellen er alternativene fire bokser: filtre, kolonner, rader og verdier. Her kan vi tilpasse hvor hvert felt vises i tabellen. For nå kan vi se på hver boksbar "filtre" har opprettet. Når vi klikket på knappene ovenfor, legger Excel "Leverandørnavn" i raderboksen og "Utleverte varer" i verdieringsboksen. Dette skapte deretter bordet vi så over.

Vi kan manuelt tilpasse hvor hver verdi vises ved å klikke og dra dem til den tilsvarende boksen. For eksempel, la oss svare på spørsmålet " Hvor mye kostet hver by kollektivt for sine leveranser, og hvem fikk den høyeste lønnen? ”

Vi trenger tre deler av data for dette: navnene, byene og kostnaden. Vi kan sette opp dette bordet ved å aktivere navnefeltet og dra det til raderboksen, aktivere byfeltet og dra det til kolonnekassen, deretter aktivere betalingsfeltet og dra det til verdieringsboksen.

Når vi ser på bordet, ser vi følgende.

Fra dette kan vi lett se at den store spenderen var Basthead, og den store tjeneren var Sandy. Vi kan også se at vi har samlet totalt 334 dollar fra alle leveransene.

Relatert : 9 Add-ons for Excel for å lage regneark enklere

Avansert tabell med filtre

La oss nå prøve å bruke et filter. Filtre gir oss mulighet til å velge hvilke data tabellen presenterer, basert på variabelen vi angir i filterkategorien. La oss sette opp det slik at vi har en by-by-by sammenbrudd av dataene. Vi legger navnene i rader, betaling og varer som er levert inn i verdier, og byer i filterboksen.

Nå lar bordet oss filtrere dataene i hver by, slik at vi kan se de finere detaljene om hvordan hver by gjør.

Skreddersydde tabeller

Når du vil stille spørsmål om dataene dine, trenger du ikke å manuelt sile gjennom alt! Pivottabeller gjør det enklere å analysere regnearkene dine og kan tilpasses på fluen for å få viktig informasjon fra dataene dine.

Tror du at pivottabeller vil bidra til produktiviteten din? Gi oss beskjed nedenfor!