I denne digitale tidsalderen blir nesten alt omgjort til papirløse transaksjoner. Reisedokumenter, kontoutskrifter og til og med regninger kan nå sendes ut i digital form, for det meste via e-post. Signering av dokumenter er ikke noe unntak, og det finnes en rekke praktiske web- og mobilapper som gjør at en bruker bare kan digitalisere signaturene sine og legge den til dokumentet.

HelloSign er et godt eksempel. Den lar deg signere et dokument sendt til Gmail-adressen din og signere det derfra, uten at du trenger å installere tilleggsprogramvare. Det fører ikke engang deg til et annet nettsted eller en app. Den er integrert med Gmail, og det fungerer sømløst i Gmail-grensesnittet.

HelloSign for Gmail er en Chrome-utvidelse som du kan laste ned fra nettbutikken. Etter installasjonen vil du legge merke til et annet alternativ ved siden av et vedlegg som sier "Sign", i tillegg til standardene som er "View" og "Download".

Merk : Firefox-brukeren kan finne utvidelsen her.

HelloSign kan åpne de fleste dokumentfiler, inkludert PDF, MS Word og MS Excel.

For å signere et vedlagt dokument, klikk bare på "Sign" -knappen. Dette bør hente HelloSign-popup-vinduet, og det bør ta noen sekunder å åpne og laste dokumentet.

Når dokumentet laster, får du deretter HelloSign-grensesnittet, med fire knapper på toppen. Disse knappene angir hvilken informasjon du vil legge til i dokumentet. I tillegg til signatur eller initialer, kan du også legge til en avkrysningsboks, datoen underskrevet og en tekstboks.

Dra boksen Signatur eller initialer til der du vil sette inn signaturen på dokumentet. Dette vil ta opp et annet vindu der du kan velge hvordan du legger til signaturen din.

Hvis dette er første gang du bruker appen, vil det beste valget være "Tegn det inn", der du kan bruke musen til å tegne signaturen din.

Hvis du ønsker å bruke initialene dine, kan du velge "Skriv inn signatur" i stedet.

Hvis du har en bildefil av signaturen din, eller har tatt den med smarttelefonen din, er det flere alternativer tilgjengelig for disse tilfellene. Bare velg "Legg til bildefil" eller "Smartphone" fra menypanelet.

I skjermbildet nedenfor valgte jeg å tegne signaturen min med musen.

Når du er ferdig, kan du enten velge "Insert" eller "Save & Insert Signature". Jeg fant ut at det andre alternativet er veldig praktisk hvis du vil bruke samme signatur i alle fremtidige dokumenter, for å spare tid.

Signaturen skal nå vises på det angitte området i dokumentet, og du kan dra boksen for å flytte eller dra den nederste høyre hjørnet for å endre størrelsen på den.

Du kan nå klikke på "Lagre og legge ved e-post" i øverste høyre hjørne, og dokumentet skal nå være klar til å bli sendt tilbake sammen med ditt svar.

HelloSign for Gmail er et genialt verktøy for å signere dokumenter rett ut av Gmail-grensesnittet. Det er strålende for folk som ikke har tilgang til en skriver, men trenger å signere et dokument med en gang. Med dette verktøyet sparer en bruker tid, energi og ressurser når han signerer og sender viktige dokumenter som også er svært presserende.

Billedkreditt: Forretningsmann sitter på kontoret, skriver en kontrakt med grunt fokus på signatur. av BigStockPhoto