En av de største fordelene ved å jobbe med et dokument i skyen, er evnen til å dele det i sanntid. Du trenger ikke lenger å overgå redigeringer for å forsøke å opprettholde et sammenhengende dokument; Nå kan alle få inn i det samme dokumentet og til og med redigere det samtidig. Selv om det er veldig nyttig, er det problemer som naturlig oppstår med flere personer som redigerer det samme dokumentet. En dag kan du åpne dokumentet for å finne ut at mange endringer har skjedd, hvorav noen er uenige med!

Heldigvis, med noen god programvare som muliggjør samarbeidsredigering, er det en måte å finne ut hvem som har gjort hvilke endringer og tilbakestille dem tilbake til en tidligere versjon. Slik gjør du det i Google Dokumenter.

Vise redigeringer

I dette eksemplet analyserer vi et dokument som har gjennomgått endringer. Noen prøvde å legge til et bilde i denne artikkelen om Tutankhamun, men ved å gjøre det slettet de ved et uhell et avsnitt over bildet som diskuterte hans tidlige liv og foreldre.

Heldigvis kan vi fortsatt gjenopprette avsnittet, selv om det er slettet. Først klikker du på "File", og deretter "Se revisjonshistorikk." Du kan alternativt trykke på hurtigtast "Ctrl + Alt + Shift + H", selv om dette kan være vanskelig å huske!

Revisjonshistorikken vil dukke opp. Det som skjer her er at Google Dokumenter "husker" forskjellige stater i artikkelen som den skrives. Det logger også som skrev hvilken oppføring, så du kan se tilbake og se hvem som redigerte dokumentet.

Hvis vi går gjennom historien, kan vi se at dokumentet vårt ble redigert av Paul:

Vi kan klikke på hver revisjon for å se endringene som ble gjort i den versjonen av dokumentets historie. Merk at du må klikke på "Vis endringer" -feltboks nederst i revisjonsloggen for å se dem.

Når du ser på endringene i en revisjon, vil enhver tekst som ble redigert bli farget i samme farge som brukeren som redigerte den. I dette tilfellet er Pauls farge lilla, så alle hans redigeringer kommer til å vises lilla. Farget tekst med en linje gjennom det er hva brukeren slettet, mens farget tekst uten en linje gjennom det er det som ble lagt til.

Å gå gjennom endringene, vi kan se det øyeblikket Paulus ved et uhell slettet vårt avsnitt:

Nå som vi vet når redigeringen ble gjort, er det på tide å gjenopprette det!

Gjenoppretting av revisjoner

Først velger vi revisjonen like før avsnittet ble slettet.

Nå, øverst til venstre, er det en knapp som heter "Gjenopprett denne revisjonen." Klikk dette.

Deretter klikker du på "Gjenopprett" i popup-vinduet som vises.

Dokumentet går nå tilbake til sin gamle stat. Vær oppmerksom på at eventuelle revisjoner som gjøres etter denne spesifikke revisjonens punkt i tid, blir fremdeles lagret. Å gå tilbake til en eldre revisjon vil ikke automatisk slette eller overskrive noen revisjoner som kom etterpå. Vi kan bruke dette til å overføre innholdet som er lagt til i de nyere revisjonene i denne, slik at vi kan beholde det slettede avsnittet samtidig som vi sørger for at samarbeidspartnerens arbeid fortsatt er intakt.

Google Docs "Forslag" -funksjon

I fremtiden hvis du vil unngå disse hodepine, fortelle forfatterne å aktivere "Suggesting Mode". Du kan gjøre dette ved å klikke boksen øverst til høyre som sier "Rediger" og endrer den til "Forslag". På det tidspunktet Det er ingen måte å tvinge forfattere til å bruke denne modusen, så du må be dem om å gjøre det manuelt. Hvis du begge redigerer filen samtidig, kan du gjøre dette over dokumentets chat.

Når folk endrer dokumentet med forslag aktivert, vises endringene som et forslag snarere enn en faktisk redigering. Dette betyr at du ikke kan slette tekst fysisk. Hvis du prøver, markerer Google Docs bare teksten for sletting. På samme måte, hvis du legger til noe, legger Google Dokumenter det til som et foreslått tillegg til artikkelen. En logg for hver redigering vises til høyre og lar forfatteren forklare deres endringer hvis de vil.

For at endringene skal bli "ekte" må de aksepteres eller avvises. Dette gjøres av boksene som vises til høyre for eventuelle endringer.

Hvis du klikker avkrysningsboksen, blir redigeringen akseptert og implementert i dokumentet som er riktig. Hvis du klikker på krysssymbolet, endres endringen til det som opprinnelig var. I eksemplet ovenfor, hvis samarbeidspartneren brukte forslag til å gjøre endringene, kunne vi ha akseptert tilleggsforespørselen for bildet og avsnittet og avslått slettingsforespørselen for vårt eget avsnitt. Mye enklere!

Redigerer endringer

Når du samarbeider med andre, kan det være frustrerende å se viktige deler ved et uhell slettet eller endret. Med revisjonshistorikken kan du flytte den siste ideelle tilstanden til dokumentet og gå tilbake til det. Enda bedre, med "Forslag" -modus slått på, kan du gå gjennom hver forandring og godkjenne eller avslå det som passer best.

Bruker du jevnlig Google Dokumenter for å samarbeide på dokumenter? Gi oss beskjed nedenfor!