Du er sikkert kjent med de ulike gratis webbaserte e-postløsninger som er tilgjengelige i dag. Tjenester som Yahoo Mail, Outlook.com og Gmail brukes av millioner av mennesker over hele verden. Slike tjenester er gode for personlig e-post, men hva med forretningsmails? Mange bedrifter har sitt eget domenenavn, nettside og kanskje til og med en e-handelsløsning. Forretnings e-postadresser pleier å bruke selskapets domenenavn i stedet for @ outlook.com eller @ gmail.com etc. Så Bob Smith, regnskapsføreren på Sporty Shoe Warehouse, vil trolig ha e-postadressen " [email protected] " eller noe variasjon av det.

Dette er flott, men Sporty Shoe Warehouse må ha en intern e-postserver sammen med klientprogramvaren for å lese e-postene. Deretter er det spørsmålet om sikkerhetskopiering og så videre. For å fjerne denne byrden fra systemadministratorer tilbyr selskaper som Google webmailtjenester som jobber med selskapets eget domenenavn og med egen merkevarebygging. Dette betyr at du får tilgang til e-posttjenesten hver ansatt trenger bare en enhet (PC, laptop, nettbrett osv.) Med en nettleser.

Googles løsning har tydeligvis mange fordeler, men for små bedrifter eller organisasjoner er det ett problem, det koster penger. Roundcube er et open source webmail prosjekt som lar små organisasjoner tilby webbasert e-post til sine ansatte / medlemmer.

Roundcube er designet for å jobbe på en standard LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) server og kan sitte komfortabelt på et selskaps hosting løsning. Den støtter faktisk en rekke forskjellige webservere og databaser, og er ikke nødvendigvis knyttet til Apache eller MySQL, men PHP er et must. Tanken er at serveren som kjører selskapets nettside, også kan tilby tilgang til webmail. Alle e-postmeldinger som sendes til mottakere på selskapets domene, lagres på den serveren og nås via Roundcube webmail-grensesnitt.

Som en webmail løsning har Roundcube all grunnleggende funksjonalitet du kan forvente, inkludert sende, motta, svare, videresend, svar alle og slett. Den støtter også mapper og undermapper. Meldinger kan flagges så vel som merket som lest eller ulest. Hvilke meldinger som vises, kan velges via en nedtrekksliste. Du har valget mellom Alle, uleste, flaggede, ubesvarte og så videre. Dette kan være ganske nyttig hvis innboksen din begynner å bli rotete!

Vinduet "Komponere" lar deg skrive e-post i vanlig tekst eller i HTML. Den sistnevnte lar deg legge til formatering som fet, kursiv osv. Vedlegg legges til ved å dra dem til komposjonsvinduet, eller du kan bruke "Legg ved en fil" -knapp og bruk en fil åpen dialog for å finne filen du vil legge til til meldingen. Du kan også velge hvilken identitet du vil bruke til å sende en e-post. Dette er veldig nyttig hvis du vil ha en e-post som kommer fra din personlige e-postadresse, eller hvis du vil bruke en generisk firmapostkasse som "support" eller "salg". Når du definerer identiteter, kan du også angi en egendefinert signatur.

Roundcube har også en ganske sofistikert adressebok. I tillegg til en e-postadresse kan du lagre telefonnumre, adresser, nettadresser og til og med et bilde for hver kontakt. Adresseboken støtter også grupper. Kontakter kan legges til en eller flere grupper, og alle menneskene i den gruppen kan bli sendt sammen ved å bare adressere en melding til gruppenavnet. Det er også en importfunksjon slik at du kan ta med adressene dine fra andre e-postklienter. Roundcube kan importere vCards eller CSV (kommaseparerte) filer.

En av de kraftige funksjonene i Gmail er muligheten til å søke etter meldinger raskt. Roundcube gir også en søkefunksjon som kan søke ikke bare i feltet "Til:" eller "Fra:", men også i andre felt som "Emne:" eller til og med i hele meldingen. Søkefunksjonen er ikke like avansert som Gmail, og hastigheten avhenger av den underliggende postserveren og størrelsen på postkassen din.

I direkte sammenligning med Gmail mangler Roundcube flere samarbeids- / produktivitetsfunksjoner, inkludert direktemeldinger (Hangouts), oppgaver og en kalender. Sistnevnte er på Roundcubes TODO liste, men det ser ikke ut til å være noen planer for å legge de to andre. Roundcube gjør det imidlertid mulig for tredjeparter å skrive plugins, og plugins for oppgaver og kalendere eksisterer allerede.

E-postfunksjoner som spamfiltrering, automatiske videresending og postkassealiaser administreres ikke av Roundcube, da disse er postserverfunksjoner. Siden Roundcube er e-postserver agnostisk, er det ikke mulig å justere konfigurasjonen av servernivået. Det kan være plugins for noen av disse, men en fordel med Gmail er at alle disse funksjonene er integrert direkte i webgrensesnittet.

Gmail er også integrert i Googles andre tjenester som Google Disk og G +. Disse er utenfor Roundcubes omfang, men de gjør Gmail til en større helhet, noe som Roundcube alene ikke kan gi. Selv om Google Apps (eller andre lignende tjenester) er en god e-post og produktivitetstjeneste for bedrifter, kommer den med en kostnad som lett kan eskalere med antall brukere. På plussiden er Roundcube gratis (i form av lisens og kostnad), noe som betyr at det kan være en ideell løsning for små organisasjoner som ønsker å tilby webmail til sine medlemmer, enten som primær eller sekundær tjeneste.

Har du prøvd Roundcube? Er det bra nok for din bedrift?