Noen ganger når du laster ned et dokument fra Internett, vil du legge merke til at det kommer i et .PDF-format. Du har kanskje også lagt merke til at det er vanskelig (om ikke umulig!) Å redigere det, og det krever at egen leser åpnes. For nyere brukere kan dette virke som et forvirrende valg av dokumentfiltype. Hvorfor bruker folk PDF-filer? Ville ikke noe som en. DOCX-fil være bedre?

I sannhet er PDF-filer veldig nyttige på hva de gjør! De har vært en måte å sende dokumenter digitalt i lang tid, og ser ikke noe tegn på å gå bort snart. Så hvorfor bruker folk PDF-filer når de sender dokumenter, og hvor kan du bruke dem i ditt daglige liv?

Relatert : Hvordan lagre filer som PDF i Windows 10 uten tilleggsprogramvare

Fordelene ved PDF-filer

For å forklare, la oss gå tilbake til spørsmålet om " vil ikke .DOCX-filer bli bedre. "Problemet her antas at alle ville være ok med å bruke en DOCX-fil på sine enheter. DOCX er en filtillegg som stammer fra Microsoft Word. Hvis andre ønsker å åpne dokumentet, må de enten bruke Word, eller bruke en tekstredigerer som kan åpne / importere DOCX-filer. Selv om de kan, kan formateringen komme opp i prosessen. Dette gjør ting litt vanskelig for å sikre at alle kan lese dokumentet.

Heldigvis har mange operativsystemer full støtte for PDF-dokumenter. Dette betyr at vi ikke trenger å lage ett dokument spesielt for Microsoft Windows-brukere, en for iOS, en for Linux - vi kan bare sette den inn i en PDF-fil, og alle kan lese den.

Når skal du bruke .PDF-format

Som det er den beste tiden å bruke en PDF-fil, når du ikke har noen anelse om hvilket operativsystem filen skal åpnes i. Si at du skriver opp en håndbok for et nettsted for brukere å laste ned. Dette nettstedet kan besøkes av personer på Windows, iOS, Linux og mobile enheter, så vi må imøtekomme for alles behov. I dette tilfellet bruker .PDF-formatet appetiserer alle uten å gjøre ting komplisert.

Enda bedre, når folk laster ned håndboken, kan den åpne automatisk i brukerens nettleser. Nettlesere som Chrome og Firefox har innebygde PDF-seere, slik at folk kan lese dokumentet ditt raskt og enkelt.

Det er også flott når du sender dokumenter via e-post. Når du vil sende et dokument (for eksempel resuméet) til noen, kan du bruke en DOCX-fil for å gjøre dette. Dette kan være bra hvis mottakeren er på PCen, men hvis de er ute og om på telefonen, kan det være vanskelig for dem å lese dokumentet. I denne situasjonen vil du kanskje legge til en PDF-versjon som dekker alle baser.

Relatert : Hvordan lage en PDF med fyllbare skjemaer i LibreOffice

Ulemper av .PDF Format

Hvis noen noen gang har sendt deg et dokument i .PDF-format, og du ville redigere det, har du allerede opplevd en av de største ulempene! For å kunne vises på flere operativsystemer, er en PDF-fil mer som en digital opptak av originaldokumentet enn en faktisk. Som sådan er redigering av en DOCX-fil versus en PDF-fil noe som å redigere teksten på en tavle versus redigere et bilde av nevnte tavle. Det er mulig, men mye vanskeligere!

Når du ikke skal bruke .PDF-format

Ikke bruk .PDF-format når du vil ha et "live-dokument" som andre kan redigere. Du kan legge til redigerbare felt i en PDF-fil, men for fullskala redigering er .PDF-format ikke ideelt. Forhåpentligvis, hvis du jobber med andre, vet du hvilke operativsystemer de bruker og kan være enige om en filtype som passer for alle. I det minste kan alle bruke en skybasert dokumenttjeneste, for eksempel Google Dokumenter. Lagre PDF-filer for når du trenger alle for å kunne lese et dokument; ikke bruk den når alle skal kunne redigere den.

Dokumentbeslutninger

Gitt hvor forskjellig de er fra andre dokumenter, kan det være forvirrende om hvorfor .PDF-format brukes i det hele tatt. Nå vet du hvorfor og hvordan de brukes, så vel som noen tilfeller der det er bedre å la dem være.

Hvor mye bruker du PDF-filer i ditt daglige liv? Fortell oss nedenfor!