Det er morsomt å se hvor fort våre tekniske løsninger går fra robust digital løsning til skrøbelig digitalt problem. Ta emails for eksempel. Å ha en e-postkonto betyr at du aldri mister en melding du er sendt, ikke sant? Ulempene er at du aldri kan finne en melding når mengden e-postmeldinger du lagrer, går opp, og i utgangspunktet lagres alle postene på ett sted på datamaskinen og så sårbart for tap.

Selvfølgelig kan det hende at datamaskinen din er sikkerhetskopiert (og du burde virkelig gjøre det hvis du bare skjønte at du ikke gjør det), men å ha en sikkerhetskopiering er én ting - gjenopprette e-postene dine tilbake til e-postprogrammet ditt er en annen.

Gjør det for hånd

Den raskeste og enkleste måten å sikkerhetskopiere viktige e-poster, er selvfølgelig å dra dem inn i en mappe og lagre dem på en USB-stasjon. De fleste e-postprogrammer på de fleste plattformer åpner en løs e-post som trolig vil inkludere eventuelle vedlegg. Det er alt bra og bra, men tingen om en e-postklient er at den holder e-postene dine i en (teoretisk) søkbar database. En løs samling av filer i en mappe sikrer dataene, men det er på ingen måte en søkbar ressurs.

Du kan være litt mer organisert om det og dra e-postmeldinger om kontoaktivering, produktserienummer, kvitteringer fra kjøp osv., Men det er litt vondt å måtte beholde alt som manuelt oppdateres.

Freeware løsninger

Løsningen er en e-postarkiveringstjeneste. Du vil finne mange tjenester der ute, men de fleste er veldig corporate i tone. Det er noen, spesielt den populære MailStore-løsningen, som tilbyr en gratis versjon av bedriftens programvare til hjemmebruk.

Dette er en mye bedre løsning for å holde e-postene trygge, og ikke bare trygge, men tilgjengelige. I tillegg til å sikkerhetskopiere e-postadressene offsite på en fjern digital plassering, kan du gjenopprette e-postene dine rett tilbake til hvor de stammer fra kundens programvare. Du kan også søke på e-postene i sikkerhetskopien for relevante detaljer som avsender og datoer.

Den største oppsiden med å bruke en dedikert e-arkiveringstjeneste i stedet for en generell sikkerhetskopiering eller å gjøre det for hånd er enkelt: E-postene dine er ikke bare søkbare, men gjenopprettelige. Som en sidevinst betyr dette også at å ha e-postene lagret i en ekstern database, gjør det også enklere å migrere e-postene dine. Hvis du bytter datamaskiner, for eksempel hvis du oppgraderer din stasjonære stasjonære maskin, må en av de største kildene til smerte starte e-postklienten fra bunnen uten å ha tilgang til din eldre e-post.

Med en ekstern sikkerhetskopiering som lett kan gjenopprettes til enhver klient, kan du bare trekke inn alle e-postene fra sjefen din, din kone, din primære programvareleverandør, og fortsett som om ingenting har skjedd. Dette er så mye enklere enn å distribuere e-posteksport og importverktøy eller hacking databasene for hånd, som har vært standardløsningen i lang tid.

Når vi flytter til en tid av hele arbeidet og hjemme livet blir lagret i e-post, er det fornuftig å ta skritt for å sikre det.

I praksis

Bruke Mailstore som et eksempel, det er veldig enkelt å bruke. Når programvaren er lastet ned og installert, blir du møtt med et Dashboard når du kjører det.

Til venstre har du en detaljert liste over alle rapportene du kan gjøre.

I sentrum har du hotlinks for vanlige oppgaver.

Og til høyre har du dashbordet ditt.

For å komme i gang må du klikke koblingen "arkiv e-post" i senterkolonnen. Dette bringer deg til arkivets e-postpanel.

Arkiv styres av "profiler", slik at hver e-post du ønsker å sikkerhetskopiere, må opprette en profil. Du gjør dette enten ved å skrive e-posten din i opprett profilfeltet eller velge en bestemt protokoll fra den avanserte rullegardinmenyen.

Du vil bli bedt om å legge inn passordet ditt for å godkjenne tilgangen.

Når programvaren har pollet e-postkontoen din på Internett for å bekrefte den, vil den nye profilen bli opprettet.

En profil vil bli opprettet i dashbordet, og du kan nå dobbeltklikke på den for å bli arkivert fra serveren til maskinen.

Merk: Siden programvaren snakker direkte til e-postserveren, må denne arkivmaskinen ikke engang være din e-postmaskin, noe som er nyttig for sikkerhetskopieringer utenfor nettstedet.

Når det er gjort, blir e-posten din sikkerhetskopiert og søkbar ved hjelp av Mailstore-programvaren.

Konklusjon

Forhåpentligvis har dette gitt deg noen ideer for å hjelpe deg med å føle at e-postene dine er en ressurs og ikke en søppelpost. Det er meningsløst å ha dem liggende, med mindre du kan komme til de du trenger, og e-postarkivering er sikkert et skritt i riktig retning.

Hvis du har noen tanker om e-postarkivering, vennligst gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.

Bilde kreditt: Yuri Samoilov